Архивам принадлежит важная роль в сохранении богатого историко-культурного наследия прошлого. Недаром их называют документальной памятью народа. «Хранилища письменных памятников, – писал видный ученый-архивист XIX века М.П. Погодин, – составляют необходимую потребность у всякого более или менее образованного народа. Они увековечивают самое дорогое для него – свидетельства о его прошедшем, его исторической жизни и служат достоверными источниками, к которым обращаются как государственный деятель, так и ученый, исследователь старины».

Видный советский государственный деятель В.И. Ленин, довольно часто обращался к архивам, откуда получал необходимую информацию, использовал документальный материал при решении очередных дел и задач. Неслучайно с именем В.И. Ленина связана научная разработка архивного дела в советской России.

В советской Республике обращалось внимание на необходимость сохранения исторических и ведомственных архивов и перестройки всего архивного дела. В связи с этим 2 апреля 1918 года для временного управления архивами страны был образован в Петрограде специальный орган – Центральный комитет по управлению архивным делом. Надо отметить, что  Совет  Народных  Комиссаров под  председательством В.И. Ленина признал необходимым приглашать специалистов и ученых для разработки основных положений и принципов организации архивного строительства. В состав Центрального комитета по управлению архивным делом были включены представители научных учреждений Петрограда: Академии наук, Петроградского университета, Публичной библиотеки, Книжной палаты, а также заведующие крупнейшими петроградскими архивами – Сената, Синода, Министерства иностранных дел, Морского министерства и другие. Председателем Центрального комитета был назначен представитель Народного комиссариата просвещения – Д.Б. Рязанов. Деятельность Центрального комитета по управлению архивным делом за его двухмесячное существование выражалась в  проведении  некоторых мероприятий по охране,  перевозкам и разбору архивных фондов, восстановлению работы в некоторых архивах и разработке  проекта  декрета об  организации  управления архивным делом. В мае  1918 года  был выработан  проект декрета, ставшим правовой основой для формирования централизованной архивной системы в общегосударственном масштабе во главе с правительственным органом власти.

1 июня 1918 года СНК РСФСР утвердил Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела». Знаменательно, что подготовка важного законодательного акта проходила под руководством и при непосредственном участии руководителя страны. Декрет  отменял ведомственную  принадлежность архивов, которые  объявлялись общенародным достоянием  и  поступали  в  распоряжение  государства. Из документальных материалов этих архивов, ставших собственностью советского государства,   был   создан   Единый     государственный архивный  фонд.    В  состав    Государственного    архивного     фонда были включены  «все    дела  и    переписка  правительственных учреждений, законченные  к 25 октября 1917 года», т. е. документы ликвидированных учреждений царского и Временного правительств.

Дела этих учреждений, не утратившие значения для повседневной деятельности советских органов власти, поступив в ведение и распоряжение Главного управления архивным делом (далее Главархив), оставались в помещении соответствующих ведомств на период времени, особо определяемый Главархивом по соглашению с ведомством.

Этим же декретом был определен порядок включения в состав Государственного архивного фонда и документов, образующихся в процессе деятельности вновь созданных учреждений советского правительства. «Все ныне производящиеся дела и переписка правительственных учреждений, – было сказано в декрете, – остаются при них в течение срока, устанавливаемого для каждого ведомства особым положением. После указанного срока все оконченные дела передаются в Государственный архивный фонд». Причем, правительственные учреждения не вправе были и в эти сроки самостоятельно распоряжаться находящимися у них документальными материалами.

В декрете также указывалось, что правительственные учреждения не имеют права уничтожать какие бы то ни было дела и переписку или отдельные бумаги без письменного разрешения Главного управления архивным делом. Большое значение имело то, что нарушители «сего запрещения будут привлечены к судебной ответственности».

Советское правительство Декретом от 1 июня 1918 года указывало Главархиву «немедленно установить порядок получения справок из Единого государственного архивного фонда, причем преимущественное право получения справок предоставляется тому ведомству, которое производило данное дело».

Вместе с тем декрет определил не менее важную задачу об использовании документальных материалов Государственного архивного фонда в научном исследовании.

Декретом от 1 июня 1918 года руководство Государственным архивным фондом возлагалось на Главное управление архивным делом. Таким образом, Главархив не был признан самостоятельным центральным учреждением, непосредственно подчиненным высшим органам власти. Он был включен в состав Народного комиссариата просвещения РСФСР. Заведующий Главным управлением архивным делом утверждался центральным правительством по представлению Народного комиссара просвещения. Он пользовался правами члена коллегии Народного комиссариата просвещения и являлся представителем Управления архивным делом в центральном правительстве с правом непосредственного доклада.

После опубликования Декрета «О реорганизации централизации архивного дела» от 1 июня 1918 года было образовано в Петрограде Главное управление архивным делом, заведующим которого был назначен бывший председатель Центрального комитета по управлению архивным делом Д.Б. Рязанов.

Вскоре  в ноябре  1918 года  Главное управление  архивным делом  было переведено  из Петрограда в Москву. С этого момента Москва стала центром руководства архивным делом на всей территории РСФСР.

К сожалению, конкретных вопросов организации управления архивным делом на местах декрет не разрешал, лишь оговаривалось, что «положение о Главном управлении архивным делом и подведомственных ему областных управлениях будет издано дополнительно». Исходя из этого, можно предположить, что только проектировалось создание областных архивных управлений, объединяющих руководство архивным делом на территории нескольких губерний.

Состояние архивов на местах требовало быстрейшего создания официальных учреждений, причем законодательным путем, так как архивы стихийно уничтожались в массовом порядке. К созданию таких учреждений Главное управление архивным делом смогло приступить только после опубликования Декрета СНК РСФСР «Об утверждении положения о губернских архивных фондах» от 31 марта 1919 года.

В состав единого губернского архивного фонда, по этому положению, входили «все архивы и делопроизводства, находящиеся в губернских городах и уездах, подлежащие в силу декрета от 1 июня 1918 года ведению Главного управления архивных дел, составляют по каждой губернии особый единый губернский архивный фонд».

Большое значение в организации государственного архивного фонда страны имел Декрет СНК РСФСР «О хранении и уничтожении архивных дел» от 31 марта 1919 года, согласно которому все законченные производством документальные материалы советских учреждений, профессиональных и кооперативных  организаций  должны  были храниться  при них  не более пяти лет,  «при чем ни  один документ  из дела  не должен  быть  изъят». По истечении этого срока документы должны были сдаваться в государственные архивы. Основное принципиальное положение этого декрета заключалось в том, что «разбор архивных фондов, подлежащих сохранению и выделению из них к уничтожению» передавались коллегии, состоящей «из лиц по назначению Главного архивного управления и представителя того учреждения дела которого разбираются». В свою очередь Главное управление архивным делом оперативно разработало инструкцию, которая представляла перечень дел, не подлежащих уничтожению. Этот перечень, в частности, содержал указания на необходимость сохранения ценного историко-документального богатства. Декрет от 31 марта 1919 года жестко регламентировал весь процесс отсеивания из архивных фондов документальных материалов, не подлежащих хранению. Это было продиктовано заботой об охране документов, имеющих огромное значение для общегосударственного и научного использования.

Вместе с тем, в тяжелых условиях сырьевого кризиса бумажной промышленности имело место массовое уничтожение архивных материалов. Необходимо было вмешательство Главного управления архивным делом, чтобы предотвратить гибель архивов. В данной ситуации Главархивом были предприняты мероприятия, основанные на решениях советского правительства об охране архивных материалов, которые обеспечили возможность сохранить ценные архивные материалы от уничтожения при массовом выделении в архивах документов, не подлежащих хранению. В дальнейшем всю работу по использованию архивной макулатуры в качестве сырья центральные учреждения проводили в тесном контакте с Главархивом.

При этом Главное управление архивным делом особое внимание обращало на охрану архивов, не взятых на государственный учет, в особенности в провинциальных глубинках страны, не исключением являлась автономная область марийского народа, образованная 4 ноября 1920 года. Уже на I съезде Советов Марийской автономной области (далее Маробласть), проходившем в июне 1921 года, делегатами затрагивался вопрос об отношении к архивным документам: «Ввиду острого кризиса в писчебумажных материалах в области наблюдается преступное уничтожение всех архивных бумаг в качестве канцелярского материала. Необходимо самыми энергичными мерами предотвратить надвигающуюся катастрофу на исторический материал».

Во всех образованных автономных республиках РСФСР согласно Декрету  ВЦИК «О взаимоотношениях  между  Главным   управлением архивным   делом  и  архивными   учреждениями   автономных  республик» от 14 июля 1921 года создавались «центральные управления архивным делом, которым и передаются весь архивный фонд и отдельные архивные дела в учреждениях, переходящих в ведение новых республик».

Во втором пункте Декрета от 14 июля 1921 года провозглашалось, что «администрация архивных учреждений автономных республик назначается местной правительственной властью и подчиняется ей на общих основаниях, но во всем, что касается технического управления архивами, она подчиняется инструкциям и указаниям Главного управления архивным делом РСФСР, с которым она по указанным техническим вопросам может сноситься непосредственно».

В январе 1922 года была проведена реорганизация архивных органов. Архивные учреждения советской Республики вышли из подчинения Народного комиссариата просвещения РСФСР и были переданы в ведение ВЦИК. Вместо Главного управления архивным делом было организовано Управление Центральным архивом РСФСР (далее Центрархив), подчиненное Президиуму ВЦИК   согласно    положению о Центральном архиве РСФСР от 30 января 1922 года.